Procès-verbal, 2012-05-26

--> Date : le samedi 26 mai 2012

Heure : 10h30 à 12h00

Lieu : Centre communautaire de Saint-Mathieu-du-Parc

Étaient présents : Jocelyn Girard, Michel Lafrenière, Hélène Bergeron, Réjean Yergeau, Pierre Boisvert, Hélène Houle, Louise Chaîné, Suzanne Guillemette

1.     Bienvenue et adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est préparé par tous les membres du comité :

1.     Bienvenue et adoption de l’ordre du jour

2.     Lecture et approbation des procès verbaux du 18 février et du 5 mai

3.     Présentation et adoption des états financiers

4.     Suivi financier

5.     Préparation de l’Assemblée générale annuelle

6.     Varia

L’ordre du jour est adopté à l’unanimité.

2.     Lecture et approbation des procès verbaux du 18 février et du 5 mai

Procès verbal du 18 février : les pièces jointes indiquées au procès verbal ont été ajoutées.

Procès verbal du 5 mai : des modifications concernant le suivi financier ont été apportées par courriel.

Les procès-verbaux du 18 février et du 5 mai sont adoptés à l’unanimité avec les modifications apportées.

3.     Présentation et adoption des états financiers

M. Pierre Boisvert présente les états financiers. Le solde en caisse au 31 mars 2012 est de

5 969 $. M. Réjean Yergeau propose l’adoption des états financiers tels que présentés. Il est appuyé par Mme Louise Chaîné.

4.     Suivi financier

M. Boisvert nous informe que des frais pour le registraire seront à payer. Il s’agit d’une somme d’environ 80 $. Un chèque de 318,54 $ a été émis à Michel Lafrenière pour la préparation de l’assemblée annuelle.

5.     Préparation de l’Assemblée générale annuelle

À l’aide de l’ordre du jour de l’année précédente et des sujets annoncés dans la lettre de convocation, les membres prennent les décisions suivantes :

1.     Révision de la soumission concernant le petit déjeuner : on s’entend pour un déjeuner froid (croissants, muffins, fromage, fruits, yogourt, café, thé, tisane, jus, lait). M. Boisvert nous communiquera le nouveau tarif. Il devrait commander pour 50 personnes.

Si un réfrigérateur est disponible, le traiteur pourrait amener le déjeuner la veille. Il sera installé par Pierre Boisvert et Hélène Houle le dimanche matin.

Jocelyn Girard vérifiera si le local est disponible le samedi afin que nous puissions préparer la salle.

Hélène Bergeron vérifiera le matériel de projection.

2.     D’ici le 1^er juin environ, le procès verbal de 2011 sera remis à Mme Hélène Bergeron par Mme Mélanie Lagacé, secrétaire en 2011. Hélène nous le fera parvenir. Nous devons lui faire parvenir nos commentaires s’il y a lieu.

Le procès verbal sera lu à l’AGA et soumis à l’adoption des membres par le président.

3.     Accueil, inscription et cotisation (pour les nouveaux membres)

Réjean Yergeau et Hélène Bergeron seront responsables de l’inscription et de la cotisation (si nécessaire).

On demande que les adresses internet des membres soient mises à jour.

4.     Ouverture de l’Assemblée générale

Le président ouvrira l’Assemblée par un mot de bienvenu. Il est aussi responsable de l’animation de la rencontre.

5.     Rapport financier

Le rapport sera présenté par Pierre Boisvert. Le solde élevé explique le congé de cotisation pour l’année 2012.

Ce solde élevé s’explique entre autres par le fait que les analyses de l’eau faites depuis 3 ans ne seront reprises que dans quelques années (4 ou 5). L’association génère très peu de dépenses.

6.     Rapport du président et questions

M. Jocelyn Girard présentera le rapport annuel incluant un bref historique. Il introduira le point suivant, soit la réflexion sur la mission de l’association.

7.     Réflexion sur la mission de l’association (une heure est prévue pour ce point de discussion)

À l’aide du document Power Point préparé par Michel Lafrenière, Jocelyn Girard rappellera comment est constituée l’association et sa mission initiale en questionnant cette dernière.

Il demandera aux participants d’exprimer leur opinion quant à cette mission et verra à mener la discussion à bon port.

-      Si elle n’est plus pertinente, quelle mission donneriez-vous à l’association?

-      L’association a-t-elle toujours une raison d’être et si oui, pour remplir quelle mission?

-      ...

Selon les réponses des participants, la suite pourrait être

-      de recevoir une proposition de mettre fin à l’association. Une assemblée générale spéciale serait alors convoquée en août à cet effet. Il faudrait reconduire le comité actuel jusqu’à cette réunion. (Les membres du comité ont accepté ce mandat éventuel.);

-      de recevoir des suggestions de nouveaux mandats ou de nouvelle mission et, si ces suggestions semblent recueillir l’adhésion des participants, par vote si nécessaire, de proposer une rencontre en août pour adopter la nouvelle mission et les mandats qui auront été rédigés d’ici là;

-      d’adopter dès cette réunion les propositions pour une nouvelle mission si elles sont claires.

8.     Élections du conseil 2012-2013

9.     Prix de présence : carte de saison pour le Parc de la Mauricie. Mme Bergeron se charge de l’achat.

Il faudrait prévoir des numéros à remettre aux participants.

6.     Fin de la rencontre

La rencontre se termine vers 12h30 après avoir mis à jour les pancartes avisant la population de l’assemblée générale. Les pancartes seront affichées par Mme Louise Chaîné. Merci.

Secrétaire de la rencontre

Suzanne Guillemette